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アルバイト面接の辞退を防ぐ方法は?ドタキャンの対策方法を解説

2023年2月17日

アルバイト採用時、応募者が当日面接時間になっても来なかった…という経験はありませんか?

ドタキャンや面接辞退は業種・職種問わずよくあること。一般的に応募者全体の2~3割ほどは面接に来ないといわれており、実際ほとんどの採用担当者が面接辞退・面接バックレを経験しています。

本記事では、応募者が面接に来ない理由面接辞退を防ぐ対策、さらには面接後の辞退を防ぐ対策をご紹介します。最終的には応募者次第ですが企業側の対策によってある程度辞退を防ぐことは可能です。

少しでも面接辞退を減らせるよう、しっかり理由を把握し対策をしてみましょう。

 

アルバイト面接を辞退してしまう理由

アルバイトの面接辞退には「応募者がだらしない」「あまり行く気がないのに応募してしまった」「シンプルに忘れてしまっていた」というどうしようもない理由での辞退もありますが、実は企業側の対応が原因で辞退に繋がってしまうケースも多くあるのです。どういった原因があるのでしょうか。

 

連絡が遅くなってしまうため

応募者は基本的に早く働きたいと考えているため、複数の求人に同時に応募するケースが一般的です。従って、応募後にはたくさんの企業から次々と面接設定の連絡が入り、面接日程がどんどん決まっていきます。そうしてある程度面接日程が埋まってきた段階で連絡が来ると「もういいかな」という気持ちになってしまい、後から連絡が来た企業への面接意欲は薄れてしまうのです。

 

また、応募者にとって求人への興味関心が一番強く、働く意欲も高いのは、求人に応募した時点です。応募から2~3日経った頃に企業から連絡が来ても、既にそのときには応募時点ほどの興味関心や意欲は薄れており、一応面接日程を決めたたものの面接に行かないというケースも多いに考えられます。

 

ちなみに、応募後1回目の連絡が早かったもののすぐに面接日程が決まらず、その後のやり取りの際に連絡や返信が遅くなってしまう場合も、辞退に繋がる可能性が高まります。

こちらの記事は面接日程調整メールの文面のマナーについて詳しく解説しています。気持ち良くスムーズに面接設定が進められるようにするためにも、あわせてご覧ください。
面接日程メールの企業側の送り方は?メールを送る際の注意点も解説

 

採用担当者の対応が悪いため

応募時点では「ここで働きたい」と思っていても、企業側からの電話やメールでのやりとりや、面接日程を決める過程で、採用担当者の対応の悪さが気になり面接を辞退してしまうケースもよくあります。先ほど挙げた「連絡が遅い」という点も対応の悪さの一例ですが、他にもこのようなケースがよく聞かれます。

・電話で応募したら、忙しそうに嫌々対応された

・上から目線や偉そうな態度での話し方

・電話に不慣れでぎこちない話し方

・メールに誤字脱字が多い

・電話やメールが無駄に長すぎる

・面接前の確認事項が多く、たくさんのことを聞かれる

・求人について質問したが明確に回答してもらえなかった

 

面接までに手間がかかるため

面接までの手間として、履歴書の用意面接地までの行き方を調べるなどが考えられます。

アルバイト募集に応募するなら当たり前の作業なので「手間と感じるのはおかしい」と思うかもしれませんが、複数の求人に応募をしていたり、履歴書不要の求人が他にあったりすると、こういった当たり前とも思える作業も応募者にとっては手間に感じてしまい、面接に行かない理由になりえるのです。

 

 

アルバイト面接の辞退を防ぐ対策方法

それでは、面接辞退を防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。企業側のちょっとした配慮でできる、面接辞退防止法をご紹介します。

 

応募の連絡がきたらすぐに日程調整を行う

アルバイト採用においては、応募後の連絡は半日以内に来ることが一般的です。応募者対応用のメールテンプレートを作成しておいたり、電話で話す内容をまとめたスクリプトを用意しておくことで、無理なく迅速な対応ができるようになります。面接設定がスムーズにできるよう、面接可能な日程も予め決めておきましょう。

 

スタッフ採用数が多い大手企業や派遣会社では、応募者対応専門の部隊やコールセンターを設けており、応募後30分以内には必ず連絡できる体制や、複数の面接設定を同時進行で進められる仕組みやツール、マニュアルが整っています。

応募者はそういった企業にも応募をしていることを想定し、自社でもすぐに連絡ができる体制を整え、応募者対応に臨みましょう。

 

メモ

なお、「連絡をしても電話に出ない」「メールしても返信がない」という応募者もいますので、そういった応募者にはショートメールの送信もおすすめです。「先ほど●●-(番号)からTELをした●●株式会社の採用担当です」と連絡を入れることで、折り返しや返信の可能性が高くなります。

 

丁寧な応募者対応とスムーズな面接日程調整

さきほど「採用担当者の対応の悪さ」を理由に面接辞退が起こるケースをいくつか挙げました。このようなケースに陥らないよう丁寧な応募者対応と、応募者にストレスを与えないスムーズな面接日程調整を行いましょう。

ポイント

・上から目線や偉そうな態度で話さない。

(役職や性格上、どうしてもそういった話し方になってしまう人は応募者対応しない。)

・電話に不慣れな新人や、電話での会話が苦手な人に、応募者への連絡や対応を任せない。

・メールを送る際は、正しい言葉遣いになっているか、誤字脱字がないか確認して送る。

・応募者への電話orメールは、必要事項を抑えつつ長くなり過ぎないようにする。

・面接前の説明や確認事項は最小限に留め、あれこれと聞きすぎない。

・応募者への連絡をする人は掲載求人内容を予め把握し、質問を受けたら回答できるようにしておく。

・電話応募を受け付ける場合は、忙しい時間帯と重ならないよう、求人に電話受付時間を記載しておく。

 

応募者に安心してもうためにリマインドメールを送る

応募者の面接忘れを防ぐため、面接前日に日時や内容を改めて応募者にメールします。面接忘れを防ぐだけではなく、企業側も面接を忘れていないこと、面接を心待ちにしているということを伝え、応募者に好印象を抱いてもらう効果も期待できます。

「面接地までの行き方・アクセスを調べる」という応募者の手間をなくすために、アクセスもしっかり案内するようにしておきましょう。

 

面接手順は簡潔にする

まずは、面接時の履歴書持参をなくすことを検討してください。

アルバイト採用において、面接時に履歴書を不要とする求人は年々増えており、今では珍しくありません。以前よりも履歴書不要の求人が多くなっているため、履歴書を要する求人はより一層面倒だと思われてしまう傾向にあるのが実態です。

「会社のルール上、履歴書がないと雇用できない」という方もいるかもしれませんが、履歴書不要の企業でも、採用時には履歴書(もしくは履歴書の代わりとなる書類)を提出してもらうケースが多いようです。あくまでも面接時に不要とするだけです。

「どうしても面接で応募者情報が書かれた書類が必要だ」という場合は、必要事項(名前・連絡先・経歴・志望動機・希望条件など)を記入できるシートを予め作成しておき、応募者には面接前にシートを記入してもらってから面接を始めるようにします。

もしくは、履歴書持参はそのままにして「写真なしでもOK」とするだけでも、応募者の手間や負担は軽減され、面接辞退の可能性を軽減できるでしょう。

 

 

アルバイト面接後の辞退を防ぐ対策方法

応募者が無事面接に来てくれて、「内容も問題なかったので合格、採用しよう!」と決めたものの、応募者側に断られてしまったり、採用通知をしても面接以降連絡がつかなくなってしまうこともよくあります。そういった面接後の辞退を防ぐ対策をご紹介します。

 

面接後はすぐに合否の連絡をする

採用通知は早いに越したことはないです。可能であれば、面接後その場で合格・採用を伝えても良いでしょう。複数企業に応募をしている応募者にとって、早々に採用の通知を貰えることは入社の決め手になる可能性があります。自分を認めてくれたという好印象を与えることもできます。

他の応募者との兼ね合いや上司への確認のため、「面接後その場での採用通知はさすがに難しい」という場合もあると思います。その場合は、まず当日に面接に来てくれたことへのお礼をメールし、いつ頃合否通知ができそうか伝えておきましょう。その後は、応募数や採用数にもよりますが、なるべく早く合否通知ができるように調整してください。遅ければ遅いほど他の企業への入社が決定してしまい辞退される可能性が高くなります。

 

仕事内容をアピールする

面接では、仕事内容がしっかりイメージできるようなるべく具体的に説明するようにしましょう。

例えば飲食店のキッチンを募集する場合、「調理補助をしていただきます」だけではなく

・どのくらいメニュー数があるのか

・どんな食材を扱うのか

・温める程度の作業なのか下ごしらえからしっかりする必要があるのか

・キッチン業務内のポジションや役割分担はどうなのか

なども説明してあげると良いでしょう。

 

また、仕事のやりがいや面白さなどもアピールすると、入社意欲があがり辞退の可能性を下げることができます。身に付くスキルや、仕事の楽しさを感じる瞬間など、応募者に魅力に感じて貰えそうな点をピックアップし、面接でアピールしてみてください。

 

研修制度や教育が充実していることをアピールする

新しい仕事を始めるときは、誰でも不安がつきものです。未経験の方はもちろん職種経験のある経験者の方でも、企業によって仕事の進め方や社内ルールが異なるため、研修制度や教育体制は気にするポイントです。研修制度や教育体制が充実していることをしっかりアピールするようにしましょう。

・初日はどんなことをするのか

・業務マニュアルはあるのか

・誰がどのように教えてくれるのか

など

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。面接辞退は応募者や求人広告だけが悪いのではなく、企業側にも原因があることがお分かりいただけたかと思います。

採用活動において、企業は応募者を選ぶだけではなく応募者に選ばれる立場でもあります。

求人が溢れるこの時代、面接辞退をゼロにすることは難しいかもしれませんが、少しの配慮と工夫次第で面接辞退をゼロに近づけることは十分に可能です。

ぜひ実践してみてください。 

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