面接日程メールの送り方｜企業が押さえる例文・マナー・返信率アップの工夫

応募者から応募があった後、企業が行う最初の重要な対応が「面接日程調整メール」の送付です。

このやり取りは、面接設定だけでなく、応募者との信頼関係構築や辞退防止にも関わる大切なプロセスです。

面接日程メールの正しい送り方、返信率を高めるためのポイント、企業側のマナーや注意点を例文付きでわかりやすく解説します。

「返信が来ない」「連絡が滞る」などの悩みを抱える採用担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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面接の日程調整はメールがおすすめ？

企業面接の日程調整は電話ではなくメールがおすすめです。

面接日程のスケジュール調整は、応募者に配慮した柔軟な対応が求められます。

メールなら、日程の確認や変更依頼もスムーズに行え、企業側・応募者双方の負担を減らせる点がメリットです。

連絡がつきやすい

電話で日程調整をする場合、企業側が応募者に電話をかけたタイミングで応募者側も電話で話せる環境にいる必要があります。電車や病院にいるとき、家事や仕事などに集中していて気が付かないときなど、日常生活の中で電話に出られない状況は多くあるため、電話だと連絡がつきにくくなります。応募者が電話に出なかった場合はその後何度も電話をかけ直す必要があり、採用活動の効率悪化に繋がります。

話しながらメモを取ってもらう必要がない

面接日程調整では、面接日程を決めるだけではなく、場所や持ち物、注意事項、緊急連絡先なども伝える必要があります。電話の場合、応募者は大抵の場合メモを取ることになりますが、電話をしながらたくさんのメモを取ることは大きな負担です。また、企業側が口頭で言ったことを応募者がメモする際、聞き間違いや書き間違いが起こる可能性もあります。

記録が残る

伝えたことや聞いたことを忘れてしまっても、メールであれば記録が残るため後から見返すことが出来ます。また、面接日程調整後、日時や場所などにお互いの認識相違があった場合、メールを見返すことで言った言わない問題を防ぐことができます。 

「電話の方が早くて楽」と思う人もいるかもしれませんが、以上の理由を踏まえると、面接日程調整はメールがおすすめです。 

ただし、日程調整メールを送っても応募者からメールの返信が一向に来ない場合は、そのまま放置せずに電話しましょう。メールをわざと無視している訳ではなく、以下のような理由で返信できていないケースもあるためです。

面接の日程調整メールを企業側が送る際のマナー

面接設定～実施までをスムーズに進め応募者を逃さないために、企業側が気を付けるべきマナーがいくつかあります。

面接候補日は企業側が提示する

「面接希望日程をいくつか送ってください」と応募者に候補日程を提示させるよりも、企業側から「候補日程をいくつかお送りします」と提示したほうが良いです。候補は3つほど提示し、面接所要時間も分かるようにすると親切です。

応募者にとっては、候補日程をいくつか考えるより、複数の中から日程を選ぶ方が面接日程メール返信がしやすいためです。また、もし応募者に複数の候補日程を提示させた場合、日程確定までの間、応募者は提示した候補日程を空けておかなければいけません。応募者は同時に複数企業の選考を受けていることが多いため、こういったプロセスはストレスを与えます。

また、返信期限を明記することで、応募者が「いつまでに返信すべきか」明確に認識できるため、返信率向上にもつながります。

それでも企業側の都合上、どうしても応募者からの日程打診を求める場合は、以下の事項を事前に伝えたうえで提示してもらうようにしましょう。

シンプルな件名にする

メールの件名（タイトル）は長くなりすぎないよう注意し、一目で面接に関する内容だと分かるようにします。「社名」と「面接日程案内」両方が含まれるようにすることがポイントです。

個人か複数で宛名は変わる

メール本文の冒頭に記載する宛名は、宛先が「個人」か「複数名への一斉送信」かどうかで異なります。

学部・学科名や、氏名の漢字を間違えるケースがよくあります。応募者からの印象が悪くならないよう、送信前に誤字脱字がないかよく確認して送信するようにしてください。

面接の前日にはリマインドメールを送る

応募者の面接忘れを防ぐため、面接前日に日時や内容を改めて応募者にメールします。

面接日程調整メールの例文

以下では、企業が応募者に送る面接日程調整メールのテンプレート（例文）を紹介します。書類選考後や日程確定後のパターンに分けて使えるフォーマットになっています。

書類選考後の日程調整メール

面接日確定のメール

応募者から返信が届き面接日程が決まった後に送る面接日確定メールの文例です。
もし面接日程を電話で決めた場合も、認識に相違がないよう面接日確定メールを送りましょう

「この面接日程で良い」という応募者の意思を確認するために、メールを確認したら返信をしてもらうよう依頼します。応募者が最終的に日程に合意していなければ、当日面接に来てもらえない可能性もあるためです。

面接日程を変更する場合の注意点

応募者から「日程調整メールで打診された候補日程だと都合が合わない」と連絡があった場合や、面接日程が決まった後に応募者から変更を依頼された場合は、再度日程調整をする必要があります。その際の注意点です。

まずは面接日ではなく面接時間帯を変えられないか調整する

面接候補日の変更はなるべく避け、同じ候補日の他時間帯で打診できるようスケジュールを調整し、改めて候補日程を応募者にメールします。他の時間帯では自身で対応出来ないという場合は、他の人に面接を頼むことも検討しましょう。

採用スケジュールに沿って複数人の選考を同時に進めているときに面接日がズレてしまうと、採用スケジュールにもズレが生じたり、他の応募者への選考タイミングにも影響が及ぶ可能性があるためです。

どうしても同じ候補日の他時間帯では調整が付かない場合は、なるべく近い日程で再調整します。

少ないメール回数で完結させる

再度日程調整をすることで、メールのやり取りをする回数が増えることになります。スムーズに面接調整・実施まで進められるよう、一度のメールで必要な情報を出来るだけ全て伝え、少ないメール回数で完結できるようにしましょう。メールのやり取りが必要以上に多過ぎると応募者はストレスを感じ、辞退されてしまう可能性があります。企業側の採用活動の効率悪化にもつながります。

こちらの記事でアルバイト面接前、面接後の辞退を防ぐ方法を詳しく解説しています。応募者が面接に来ない理由も紹介していますので、あわせてご覧ください。
アルバイト面接の辞退を防ぐ方法は？ドタキャンの対策方法を解説

まとめ

求人掲載や面接だけではなく、応募者対応も採用活動の大切なプロセスの一つです。気持ち良くスムーズな面接設定ができるよう、本記事を参考に面接日程調整メールを作成してみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 面接日程のメールはいつまでに返信をもらえば良い？

A. 通常は「3営業日以内」を目安に返信期限を設けるとよいでしょう。候補日が迫っている場合は、早めの返信をお願いする文言を加えるのがおすすめです。

Q. 面接日程メールに返信が来ないときはどうする？

A. 2～3営業日待っても返信がない場合は、迷惑メールやアドレスミスを考慮して、電話でのフォロー連絡を入れましょう。

Q. 面接日程メールはどのタイミングで送るべき？

A. 書類選考通過直後がベストです。対応が遅れると、他社選考に進んでしまうリスクが高まります。

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